Pengertian Email dan Pemanfaatannya

PENGERTIAN EMAIL & PEMANFAATANNYA

A.    Pengertian Email

“Electronic mail, e-mail, email: (computer science) a system of world-wide electronic communication in which a computer user can compose a message at one terminal that can be regenerated at the recipient's terminal when the recipient logs in)”

Dari definisi di atas dapat dijelaskan bahwa e-mail atau surat elektronik dalam bahasa Indonesia merupakan sebuah sistem komunikasi elektronik dimana pengguna komputer di manapun berada dapat menulis dan mengirimkan sebuah pesan pada satu terminal dengan pengguna lain pada satu terminal dalam sebuah jaringan global. Hanya memang syarat untuk dapat membaca e-mail, maka penerima harus login dulu ke dalam sebuah server e-mail.

Definisi lain yang lebih singkat dari Wikipedia mengatakan bahwa: “Surat elektronik (disingkat ratel atau surel atau surat-e) atau pos elektronik (disingkat pos-el) atau nama umumnya dalam bahasa Inggris "e-mail atau email" (ejaan Indonesia: imel) adalah sarana kirim mengirim surat melalui jalur Internet” (Sumber:http://id.wikipedia.org/wiki/Surat_elektronik)

Atau dalam kamus istilah internet menyebutkan: “E-mail atau electronic mail atau surat menyurat elektronik adalah sistem korespondensi secara elektronis antara satu komputer dengan komputer lain dengan memanfaatkan sistem jaringan komputer.” Jadi secara sederhana surat elektronik merupakan pengganti surat biasa, hanya prasarana pengirimannya secara elektronik melalui internet. Apabila dibicarakan dalam konteks web atau world wide web (www), e-mail merupakan bagian dari teknologi aplikasi berbasis web 1.0. Nah, pertanyaan selanjutnya adalah apa sih web 1.0. itu. Dalam berbagai literature, web 1.0 adalah merupakan teknologi web yang pertama kali digunakan dalam aplikasi world wide web, atau ada yang menyebut web 1.0. sebagai www itu sendiri yang banyak digunakan dalam situs web yang bersifat personal.

Untuk saat ini perkembangan web yang banyak digunakan adalah teknologi aplikasi web 2.0. yang memungkinkan interaksi sosial dan pertukaran data. Seperti Youtube, Flickr, Situs-situs jejaring sosial (facebook, friendster) dan web-blog adalah beberapa contoh implementasi web 2.0 yang saat ini dapat ditemui. E-mail sendiri dianggap sebagai bagian dari web 1.0 dikarenakan konsep aplikasinya yang masih satu arah, walopun saat ini banyak webmail yang sudah memanfaatkan teknologi web 2.0. sebagai bagian dari sistem layanannya, yakni dengan memberikan berbagai fasilitas yang memungkinkan menulis e-mail layaknya chating atau ngobrol.

Email adalah fasilitas di internet untuk keperluan surat menyurat. Sebagaimana layaknya kegiatan surat-menyurat melalui jasa pos, email mampu menangani jasa pengiriman berita dan dokumen dalam bentuk data elektronik (file), termasuk jasa e-card (kartu ucapan elektronik). Untuk memanfaatkan fasilitas email, sebelumnya harus memiliki sebuah alamat email, yang lazim disebut email address atau email account. Account email dapat diperoleh dari sebuah situs penyedia fasilitas email. Hingga saat ini, fasilitas e-mail banyak disediakan secara gratis oleh situs-situs internetlokal dan internasional (tidak dibedakan fungsinya).

Bentuk umum sebuah alamat email adalah sebagai berikut:

Nama@Situs.Com

1.      Nama : identitas alamat pemilik email (login nama atau user id).

2. @ : dibaca at (artinya di).
3. Situs.com : alamat situs penyedia fasilitas email.

Kode akhiran situs (seperti .com atau .net) menyesuaikan kategori yang dimiliki situs penyedia fasilitas email tersebut. Sebagai contoh : yandri@telkom.net dibaca “e-mail si Yandri di telkom.net” (Yandri memanfaatkan layanan situs dari telkom.net). Bisa saja seseorang dengan nama yang sama memiliki alamat e-mail lebih dari satu, baik pada situs penyedia e-mail yang sama maupun yang berlainan. Misalnya untuk mempermudah pengelolaan surat, dibuat satu alamat e-mail untuk surat-surat pribadi dan satu alamat e-mail untuk urusan bisnis. Jika digunakan fasilitas e-mail dari situs yang sama, maka identitaas nama kedua e-mail harus dibedakan, contoh:

ü  anda01@telkom.net untuk urusan pribadi.

ü  anda02@telkom.net atau anda01@yahoo.com untuk urusan bisnis.

Meskipun demikian, untuk alamat e-mail pribadi, sebaiknya cukup dimiliki satu atau dua saja karena jika terlalu banyak menjadi tidak efisien dan akan membuat repot sendiri untuk mengingat dan mengelolanya.

Layanan e-mail dapat dikelompokkan dalam 2 basis, yaitu email berbasis client dan email berbasis web. Untuk para pengguna email berbasis client, aktifitas email dilakukan dengan menggunakan perangkat lunak email client, contohnya Eudora atau Outlook Express. Perangkat lunak ini menyediakan fungsi-fungsi penyuntingan dan pembacaan email secara offline (tidak tersambung ke internet). Koneksi hanya diperlukan untuk melakukan pengiriman (send) atau menerima (recieve) email dari mailbox.

Berdasarkan cara untuk mengakses e-mail, pada saat ini setidaknya ada 3 jenis aplikasi yang banyak digunakan oleh pengguna dalam mendapatkan pesan e-mailnya, yakni:

a.       E-mail Client

E-mail client merupakan satu metode penggunaan e-mail dengan menggunakan sebuah perangkat lunak khusus yang digunakan untuk mendownload dan mengirim pesan e-mail. PEsan dikirimkan dan diterima melalui sebuah software yang memungkinkan terhubung ke dalam satu buah server, sehingga computer kita akan berfungsi sebagai sebuah client dari server e-mail tersebut. Pada metode ini maka kita akan memerlukan sebuah software dan juga settingan POP/IMAP dan SMTP Server. Beberapa software yang digunakan untuk akses ini diantaranya adalah Outlook Express, MS Outlook, Eudora dan Thunderbird. Berikut adalah salah satu contoh gambaran penggunaan e-mail client. Biasanya pengguna e-mail client ini adalah para pengguna yang menggunakan jasa layanan e-mail berlangganan (melalui ISP) dan berbayar, walopun saat inipun sudah ada yang gratisan.

b.      Webmail

Webmail berasal dari kata Web dan E-mail. Artinya adalah E-mail yang berbasiskan Web. Teknologi World Wide Web (Web) telah memungkinkan kita semua menggunakan web sebagai alat untuk melakukan komunikasi dengan e-mail. Jadi disini nanti, kita akan membuka e-mail melalui sebuah alamat web melalui sebuah browser (internet explorer atau firefox). Artinya kita tidak memerlukan sebuah program khusus untuk mendownload sebuah e-mail. Saat ini kecenderungan pemakai e-mail lebih banyak yang menggunakan aplikasi webmail ini. Alasannya disamping kemudahan biasanya adalah karena gratisnya. Namun demikian ada sisi kelemahannya yakni status e-mail ada di server sehingga untuk dapat membacanya kita harus selalu online. Berbeda dengan e-mail client yang memungkinkan kita membaca dan menuliskan e-mail pada saat kita offline atau belum terhubung ke internet (server e-mail), karena posisi pesan e-mail kita ada pada komputer kita bukan pada server.

c.       Mail `Push

Mail adalah merupakan teknologi ‘terbaru’ dari teknologi e-mail seiring dengan perkembangan mobile technology saat ini. Sudah tidak asing lagi bahwa saat ini banyak pengguna yang sudah menggunakan perangkat gadget atau mobile seperti handphone atau PDA untuk mengakses internet, termasuk didalamnya e-mail. Push Mail memungkinkan pengguna menerima e-mail secara realtime atau terus menerus melalui Handphone atau PDA. Jadi setiap server e-mail menerima sebuah pesan e-mail, server tersebut akan langsung meneruskan (mem-push) pesan tersebut ke perangkat mobile kita, sehingga pengguna tidak akan pernah ketinggalan informasi baru yang berasal dari e-mail.

B.     Manfaat E-mail

Manfaat dan kegunaan email bagi setiap orang berbeda-beda atau relatif. Di era informasi ini akun emailatau biasa kita sebut email, sangat penting bagi seorang pengguna internet (netter). Tanpa email seorang netter tak bisa berbuat apa-apa. Email adalah pusat aktifitas pengguna internet. Segala sesuatu layanan online di internet meminta alamat email.

Berikut ini adalah beberapa manfaat dan kegunaan email dalam berbagai bidang :

1.      Bidang Pendidikan

Bagi para pelajar, ilmuwan atau siapa pun yang haus ilmu, mempunyai akun email membuat mereka mempunyai kesempatan lebih besar untuk mendapatkan berbagai macam ilmu yang mereka butuhkan. Jurnal-jurnal, referensi ilmiah yang tersedia luas di dunia internet dapat dengan mudah bisa kita dapatkan. Namun untuk mendapatkan semuanya itu, kita memerlukan akun email untuk proses registrasi atau berlangganan. Tanpa email kita tak dapat mengakses jurnal ilmiah online.

2.      Bidang Sosial

Dalam bidang social, seseorang yang mempunyai akun email dapat digunakan sebagai sarana berdagang. Keberadaan email ini sangat menghemat biaya, tenaga dan waktu. Seorang penjual atau agen pemasaran produk atau jasa yang handal perlu memanfaatkan segala cara untuk bisa mendapatkan seorang pelanggan. Penggunaan email dalam pemasaran langsung merupakan sebuah cara efektif yang dapat membantu pemasaran produk perusahaan lebih luas dan tepat.

3.      Bidang Dunia Kerja

Jangan heran jika dizaman sekarang tidak ada lagi para pelamar kerja yang menenteng Ijazah dari satu kantor ke kantor lain untuk melamar kerja. Di era internet ini para pencari kerja yang sedang mencari lowongan telah menggunakan email sebagai sarana komunikasi dengan perusahaan tujuan. Penggunaan email bahkan lebih efisien karena menghemat biaya transportasi dan tenaga. Right?? Bahkan, pengiriman curriculum vitae dan surat lamaran kerja dapat dengan mudah dilakukan melalui email, sebelum proses wawancara tatap muka dilakukan.